หากกิจการต้องการบันทึกค่าใช้จ่ายที่พนักงานหรือเจ้าของกิจการได้สำรองจ่ายไปก่อน สามารถดำเนินการดังนี้ :
- บันทึกรายการผ่าน เอกสารค่าใช้จ่าย เพื่อระบุรายละเอียดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น
- บันทึกการจ่ายคืนเงินสำรองจ่าย ผ่านเอกสารเตรียมจ่ายชำระหนี้/จ่ายเงินทุน
โดยดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้ :
- สร้างเอกสารค่าใช้จ่าย และกดชำระเงินที่เอกสารค่าใช้จ่าย
- เมื่อถึงกำหมดจ่ายเงินคืนพนักงานหรือเจ้าของกิจการ สามารถทำรายการได้ที่เอกสารเตรียมจ่าย > ชำระหนี้/จ่ายเงินทุน
- กดชำระเงินเอกสารชำระหนี้/เงินทุน
- ตรวจสอบการบันทึกบัญชีหน้าเอกสารผ่านประวัติเอกสาร
Step 1 : สร้างเอกสารค่าใช้จ่าย และ กดชำระเงินที่เอกสารค่าใช้จ่าย
1.1 สร้างเอกสารค่าใช้จ่ายและบันทึกรายการตามปกติ
1.2 คลิกบันทึการชำระเงิน > คลิกแก้ไขยอดจ่ายสุทธิ ใส่มูลค่า 0 จากนั้นระบบจะแสดงยอดเงินขาดขึ้น ให้ระบุสาเหตุโดยเลือกหมวดหมู่นักบัญชี > เลือกผังบัญชี 21398 / เงินสำรองจ่าย > บันทึก
Step 2 : เมื่อถึงกำหมดจ่ายเงินคืนพนักงานหรือเจ้าของกิจการ สามารถทำรายการได้ที่เอกสารเตรียมจ่าย > ชำระหนี้/จ่ายเงินทุน
2.1 สามารถเข้าใช้งานเอกสารชำระหนี้/จ่ายเงินทุนได้ 2 วิธีดังนี้
ค่าใช้จ่าย > สร้างใหม่ > ชำระหนี้/จ่ายเงินทุน
ค่าใช้จ่าย > เตรียมจ่าย > สร้างใหม่ > ชำระหนี้/จ่ายเงินทุน
2.2 ระบุข้อมูล ส่วนของ ชื่อผู้จำหน่าย วันที่เอกสาร รายละเอียดค่าใช้จ่าย และเลือกผังบัญชี 21398 / เงินสำรองจ่าย > ระบุยอดเงิน > บันทึก
Step 3 : กดชำระเงินที่เอกสารชำระหนี้/เงินทุน
Step 4 : หลังจากบันทึกจ่ายชำระเงินเรียบร้อยแล้ว สามารถตรวจสอบการบันทึกบัญชีได้ที่สมุดรายวันจ่าย หรือ คลิกที่ไอคอนประวัติเอกสาร > ข้อมูลเอกสาร > บันทึกบัญชี
